Naantalin Kauppakeskusta ry kunnioittaa jäsentensä, verkkosivustonsa käyttäjien ja muiden yhteyshenkilöidensä yksityisyyttä. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, mitä henkilötietoja käsittelemme, mihin niitä käytämme ja miten niitä suojaamme.

Naantalin Kauppakeskusta ry
Y-tunnus 3612815-3
Sähköposti: hei@naantalinkauppakeskusta.fi
Verkkosivusto: www.naantalinkauppakeskusta.fi

Tietosuojaa ja omia henkilötietojasi koskevissa kysymyksissä voit ottaa yhteyttä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, joita tarvitsemme yhdistyksen toimintaan, jäsenyyksien hoitamiseen, viestintään, tapahtumiin, taloushallintoon sekä verkkosivuston ylläpitämiseen ja kehittämiseen.

Jäsen- ja yhteystiedot

Jäsenistä voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• jäsenyys ja jäsentyyppi
• yrityksen, yhdistyksen tai henkilön nimi
• yrityksen tai yhdistyksen Y-tunnus
• yhteyshenkilön nimi
• sähköpostiosoite
• osoite
• puhelinnumero
• toimiala
• jäsenyyteen ja jäsenviestintään liittyvät tiedot
• henkilön antamat suostumukset ja julkaisuluvat

Kaikkia tietoja ei kerätä kaikilta jäseniltä. Kerättävät tiedot riippuvat muun muassa jäsenlajista.

Yhteydenotot

Kun otat yhdistykseen yhteyttä verkkosivuston lomakkeella tai muulla tavoin, voimme käsitellä esimerkiksi nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, puhelinnumeroasi, yhteydenoton aihetta sekä viestissä antamiasi tietoja.

Laskutus- ja maksutiedot

Jäsenmaksujen ja yhdistyksen muun taloushallinnon yhteydessä käsittelemme laskutukseen ja maksamiseen tarvittavia tietoja. Yhdistyksen taloushallinnossa käytetään Holvi-palvelua. Käteismaksuista laaditaan tarvittavat tositteet.

Verkkosivuston käyttöä koskevat tiedot

Verkkosivuston käytöstä voidaan kerätä teknisiä ja tilastollisia tietoja, kuten tietoja käytetystä laitteesta ja selaimesta, sivustolla tehdyistä vierailuista ja sivujen käytöstä sekä evästeisiin liittyviä tietoja.

Saamme henkilötiedot pääasiassa henkilöltä itseltään esimerkiksi:

• jäseneksi liittymisen yhteydessä
• jäsenyyden aikana annetuista tai päivitetyistä tiedoista
• yhteydenotoista
• tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä
• yhdistyksen muun toiminnan yhteydessä

Yritysten ja muiden organisaatioiden julkisia tietoja voidaan tarvittaessa täydentää julkisista lähteistä.

Henkilötietoja voidaan käyttää:

• jäsenrekisterin ylläpitämiseen
• jäsenyyden ja jäsenmaksujen hoitamiseen
• jäsenkirjeiden ja muun jäsenviestinnän lähettämiseen
• jäsenille suunnattujen tapahtumien ja muun toiminnan järjestämiseen
• jäsenryhmien huomioimiseen viestinnässä
• yhteydenottoihin vastaamiseen
• yhdistyksen taloushallintoon
• yhdistyksen toiminnasta viestimiseen
• jäsenyritysten ja muiden jäsenten esittelemiseen silloin, kun tietojen julkaisemiseen on asianmukainen peruste tai lupa
• verkkosivuston toimivuuden, käytön ja kävijämäärien seuraamiseen ja kehittämiseen
• yhdistyksen viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseen

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen:

jäsenyyteen ja yhdistyksen oikeutettuun etuun, kun tietoja tarvitaan jäsenrekisterin ylläpitämiseen, jäsenyyden hoitamiseen, jäsenviestintään tai yhdistyksen toiminnan järjestämiseen;

lakisääteiseen velvoitteeseen, kun tietoja käsitellään esimerkiksi kirjanpitoa ja taloushallintoa varten;

suostumukseen, kun henkilön tietojen käyttäminen sitä edellyttää, esimerkiksi tiettyjen henkilötietojen julkaisemisessa tai sellaisten evästeiden ja seurantateknologioiden käytössä, jotka edellyttävät käyttäjän suostumusta.

Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Yhdistys käyttää jäsenviestintään (jäsenkirjeet) MailerLite-palvelua.

MailerLiteen tallennetaan jäsenviestinnässä tarvittavia tietoja, kuten nimi ja sähköpostiosoite. Jäseniä voidaan ryhmitellä esimerkiksi jäsenlajin perusteella, jotta tietylle jäsenryhmälle tarkoitettu viesti voidaan lähettää oikeille vastaanottajille.

Yhdistys ei lähetä erillistä kaupallista uutiskirjettä, vaan sähköpostiviestintä liittyy yhdistyksen jäsenyyteen ja toimintaan.

Jäsenyrityksistä voidaan julkaista yhdistyksen verkkosivustolla ja muussa viestinnässä yrityksen julkisia tietoja sekä jäsenen yhdistykselle julkaistavaksi antamia tietoja.

Yksityishenkilöiden henkilötietoja, kuten kannatusjäsenen nimeä, voidaan julkaista silloin, kun henkilö on antanut siihen suostumuksensa.

Julkaisuluvan tai suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä yhdistykseen.

Yhdistyksen jäsenrekisteriä ylläpidetään Google Sheetsissä ja Google Drivessa. Jäsentietoja syntyy myös sähköisten jäsenlomakkeiden vastauksina.

Jäsenrekisteriin on pääsy yhdistyksen hallituksen jäsenillä tehtäviensä hoitamista varten.

Yhdistys käyttää toiminnassaa Google Workspacea. Jäsentietoja ja lomakeaineistoja voidaan säilyttää myös yhdistyksen toiminnasta vastaavien henkilöiden hallinnoimissa, asianmukaisesti suojatuissa Google-palveluissa.

Tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin yhdistyksen tehtävien hoitaminen edellyttää.

Yhdistys käyttää toimintansa ja verkkosivustonsa toteuttamisessa ulkopuolisia palveluntarjoajia. Näitä voivat olla esimerkiksi:

• Google Workspace, Google Drive, Google Sheets ja Google Forms
• MailerLite
• Holvi
• WordPress ja verkkosivuston tekniset palvelut
• WPForms tai vastaava yhteydenottolomakepalvelu
• Google Analytics ja muut Googlen verkkosivustopalvelut
• Meta-palvelut
• reCAPTCHA tai vastaava roskapostin ja väärinkäytösten torjuntapalvelu
• verkkosivustolla käytettävät ulkopuoliset sisältö- ja mediapalvelut

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja omien ehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti sekä soveltuvin osin yhdistyksen lukuun.

Osa palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkoupuolella. Tällöin huolehdimme siitä, että tietojen siirrolle on tietosuojalainsäädännön edellyttämä peruste ja asianmukaiset suojatoimet.

Verkkosivusto käyttää toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä ja voi käyttäjän suostumuksella käyttää myös analytiikkaan, käyttökokemuksen kehittämiseen ja markkinointiin liittyviä evästeitä tai vastaavia teknologioita.

Sivustolla voidaan käyttää esimerkiksi Google Analyticsia ja Meta-palveluihin liittyviä seurantateknologioita.

Ei-välttämättömiä evästeitä ja seurantateknologioita käytetään silloin, kun käyttäjä on antanut niihin suostumuksensa. Käyttäjä voi muuttaa evästevalintojaan sivuston evästeasetuksista.

Tarkemmat tiedot käytettävistä evästeistä ja niiden voimassaoloajoista löytyvät sivuston evästekäytännöstä.

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty.

Jäsenyyden hoitamiseen tarvittavia tietoja säilytetään jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päätyttyä tarpeettomat henkilö- ja yhteystiedot poistetaan jäsenrekisteristä pääsääntöisesti viimeistään kahden vuoden kuluessa.

Kirjanpitoon, laskutukseen ja maksuihin liittyviä tietoja säilytetään lainsäädännön edellyttämien säilytysaikojen mukaisesti.

Yhteydenottoihin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin asian käsittely sitä edellyttää ja pääsääntöisesti enintään kaksi vuotta asian päättymisestä, ellei pidempään säilyttäminen ole perusteltua tai läkisääteistä syytä.

Suostumukseen perustuvia tietoja käsitellään, kunnes suostumus peruutetaan tai tietoja ei enää tarvita ilmoitettuun käyttötarkoitukseen.

Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja niiden käyttö rajataan henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja yhdistyksen tehtävien hoitamiseen.

Sähköisiä palveluita ja käyttäjätilejä suojataan asianmukaisin käyttöoikeuksin ja teknisin suojausmenetelmin. Käyttöoikeuksia tarkistetaan tarvittaessa esimerkiksi hallituksen kokoonpanon tai tehtävien muuttuessa.

Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaisesti tilanteesta riippuen oikeus:

• saada tietää, käsittelemmekö henkilötietojasi
• tarkastaa sinusta tallennetut henkilötiedot
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
• pyytää tietojesi poistamista
• pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä
• peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa
• saada tietyissä tilanteissa itse antamasi tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen

Oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa ehdottomia. Esimerkiksi lakisääteisesti säilytettäviä kirjanpitotietoja ei voida poistaa pyynnöstä ennen lakisääteisen säilytysajan päättymistä.

Voit käyttää oikeuksia ottamalla yhteyttä:
hei@naantalinkauppakeskusta.fi

Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, voit ottaa ensin yhteyttä meihin asian selvittämiseksi.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Yhdistyksen toiminta ja verkkopalvelut kehittyvät, joten myös tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää. Ajantasainen versio on aina saatavilla tällä sivulla.